Как справится с авралом на работе

Сложно признаться, что не справляешься с объемом работы, кому-то кроме подруг — не хочешь разочаровать коллег или показаться некомпетентной перед руководством. Но если вовремя заметишь, что слишком много на себя берешь, и ничего, кроме стресса, новый день не приносит — это пойдет на пользу и твоей карьере и здоровью. Heroine собрал несколько эффективных способов больше успевать и меньше уставать на работе.

Бороться с авралами или найти новую работу?

Авралы на работе воспринимаются многими людьми как норма. Даже учитывая тот факт, что сверхурочные, как правило, не оплачиваются.

Любой работник понимает, что во время экономического кризиса ему быстро найдут замену, если он не справится со своими обязанностями.

И всё-таки акцент нужно делать на повышении профессионализма, а не на усилиях сверх меры. Если работа в авральном режиме в вашей организации – это норма, следует подыскать себе новое место.

Пожалейте своё здоровье! Вы не должны расплачиваться за плохую организацию труда и экономию на кадрах.

Ведь когда у вас случится нервный срыв, или вы угодите в больницу, работодатель ни капельки не раскается, зато быстро подыщет нового раба на ваше место.

Другое дело, если авралы случаются лишь иногда, время от времени. Такое бывает в любой организации.

Например, есть какой-то важный, но нестандартный проект, и его реализация требует больших усилий. Или некоторые сотрудники ушли в отпуск, а их обязанности возложили на вас.

Последствия аврала можно свести к минимуму, если правильно к нему подготовиться, а также вести себя спокойно во время высокой загруженности.

Случалось ли вам попадать на  вашей работе в аврал?

Да, в тот самый аврал, когда требуется срочная ликвидация отставания, наверстывание упущенного. Бывало ли так, что казалось, будто гора дел (срочных! важных! без вас невыполнимых!)  придавила так, что не знаешь, с какой стороны эту гору начать разгребать. Да и как разгребать, если ты этой горой прижат!?

А когда не знаешь, что делать, то кому-то становится тревожно, у кого-то опускаются руки, начинает болеть голова, а то и хуже — приходит то самое состояние, что мы называем депрессией.

Как мы чаще всего поступаем в подобных ситуациях? Хватаемся то за одно, то за другое, не доделывая ни то, ни другое, что повергает нас ещё в большее  уныние. При этом всё настойчивее тревожат мысли «Не успею!», «Нет сил! Не справлюсь!»  Может пропасть сон, аппетит, или наоборот, спать и есть хочется практически постоянно.

Что делать? Как вернуть спокойствие и работоспособность  себе  и порядок во все дела?

Попробуйте ответить себе, а чего вам хочется во время случившегося аврала?

Знаю по практике, что большинство отвечает: «Отдохнуть. Отоспаться. Просто ничего не делать».

Вот вы и ответили на вопрос, что делать, если пришёл тот самый аврал, который  выбивает из рабочей колеи, а сил выбраться из него  не хватает. Отдохнуть! Даже если вы считаете, что цейтнот — не время для отдыха,тем не менее-отдохнуть!

Честно говоря, не многие принимают этот совет, ведь  аврал! Цейтнот! Это практически конец цвета на одном отдельно взятом предприятии, организации, а может и вообще только в одной, причём вашей, голове.

«А  логично ли при конце света строить что-то?»- спрошу я вас.  Я бы прятаться побежала сломя голову. Как это от чего прятаться?  От работы, конечно!

Итак, если во время случившегося аврала силы иссякли,  дела не делаются, то  мы берём небольшой тайм-аут для восстановления  сил.

И снова  предвижу вполне  искренние  возражения: «Какой может быть тайм-аут, когда работы невпроворот?»

Ответьте себе  на следующий  вопрос : «А вы с ней справляетесь?»

Да, конечно, вы работаете, но если измерить КПД вашей деятельности, то вряд ли сей процесс можно будет с уверенностью  назвать работой.

Вы ж порой больше похожи на перегретый и дымящийся двигатель автомобиля. А как вы поступаете с вашим авто в таком случае? Как минимум, вы просто останавливаете авто и поднимаете крышку капота. Движение на перегретом двигателе грозит  выходом его из строя! А это уже, как говорится, совершенно другие проблемы.

Итак, чтобы не  выйти из строя, но при этом  достойно выйти из аврала, останавливаемся и восстанавливаемся до рабочего состояния! Остановка в данном случае  спасительна и только на первый взгляд кажется неуместной.

Понимаю, что остановиться  непросто, ведь  мысль о несделанной работе может тревожить постоянно,  и во что тогда превратится отдых? Верно, в муки совести, в самообвинения, которые   и по выходным могут заставить доделывать и переделывать  то, что наработано за вчера, за неделю…месяц…год.

Но! Сейчас важно восстановиться! Поэтому без сомнений берём тайм-аут!

Как организовать тайм-аут  по правилам?

Да, чтобы отдых получился полноценным, важно  соблюсти несложные правила:

1. Уходя с работы домой  (особенно перед выходными), не тащите с собой кипу бумаг  или флешку, забитую до отказа рабочими материалами. Вы  собрались отдыхать! Поэтому твёрдое  «Нет!»  всему, что напоминает о работе. И не придумывайте отговорок типа   «Если будет время…если буду себя хорошо чувствовать…и  т.п., то поработаю  дома.»  Оставьте работу на работе!
2. Спите, если хочется спать. Одним из самых сильнодействующих средств от усталости является сон. Только не нужно перед сном сидеть перед компьютером до утра или смотреть телевизор- эффекта может не быть.
3. Найдите такое занятие, которое вам более всего вам по душе. Вот оно-то и будет вторым сильнодействующим средством против вашей усталости. Разрешите  себе делать всё  то, что нравится!

Просто? Конечно!  Главное- не сбиться с курса, не забывать, что  у вас по плану-отдых!  

Если не помогают общеизвестные средства, то попробуйте воспользоваться «спецсредствами». Одно из них-управление своим дыханием. Вот что советует профессор Малыгин

Человек, испытывающий стресс, дышит учащенно, что может усилить тревогу и уменьшить переносимость стресса. Эта техника поможет Вам научиться дышать правильно. На ее выполнение требуется около 5 минут.

1. Для начала вытянитесь прямо стоя или лежа. Вы можете также сесть прямо в кресле, если Вам так удобнее.

2. Положите руку на живот.

3. Дышите так, как вы это делаете обычно, при этом следите за движением живота и груди во время дыхания.

4. Попробуйте дышать «животом» — так, чтобы в дыхании участвовали мышцы живота, а грудь оставалась неподвижной.

5. Теперь попробуйте медленно вдыхать через нос, считая до 5 и ощущая, как животом мягко подталкивает лежащую на нем руку.

6. На счет 5 задержите дыхание.

7. Медленно выдохните через нос, считая до 5, мягко нажимая рукой на живот.

8. Дышите так в течение 5 минут.

9. Если во время упражнения у Вас начинается тревога — прервите упражнение.

10. Сначала Вы можете делать упражнение в течение меньшего периода времени, постепенно увеличивая его до 5 минут. Не забывайте выполнять его 2 раза в день.

11. Вскоре Вы сможете не замечая этого дышать так в течение всего дня.

12. Когда Вы обучитесь этому упражнению — Вы можете делать его во время тревоги и при стрессе. Вы почувствуете облегчение.

13. Не отчаивайтесь, если у Вас не получается делать это упражнение сразу. Чтобы научиться его делать, требуется время.

14. Не бойтесь, что оно спровоцирует тревогу. Если Вы почувствуете себя некомфортно — Вы можете остановиться в любой момент.

Понедельник-день диагностический и организационный,я бы так его назвала.В понедельник  вы можете оценить не только качество вашего отдыха, но и своё состояние  в целом.

Шаг № 1. Диагностический  или экспертный. В роли эксперта-вы сами, а также ваши коллеги.

Вариант 1. Вы чувствуете себя отдохнувшим, готовым к работе, настроение чудесное, коллеги говорят о том, как  вы хорошо выглядите. Вывод: вы добились желаемого результата, выходных дней вам хватило для того, чтобы восстановить свои силы.

Рекомендации. Перейти к  шагу №2.

Вариант 2. Чувство усталости не прошло, к работе приступать не хочется, ощущение «загнанности»  не исчезло. Коллеги отмечают, что по вам не заметно, что были выходные.

Рекомендации.

Выберите один из вариантов рекомендаций.

1. В следующий раз вышерекомендованные действия  выполнять честно и добросовестно. Какой  смысл обманывать себя, говоря «Я отдыхаю», и при этом весь день прокручивать в голове  ситуацию на работе? Отнеситесь к отдыху серьёзней, ведь в итоге страдаете только вы. Следующий понедельник снова начинайте с шага 1.
2. Возьмите пару-тройку дней отгулов, в счёт отпуска, за свой счёт  (это от вас и вашего начальства зависит) и «повторите»   выходные, но с тем же условием — честно и добросовестно. Вышли на работу — делаете шаг №1, снова оцениваете своё состояние.

Если ваше состояние по-прежнему ближе к варианту 1, то перейдите к шагу № 3.

Шаг № 2. Организационный.

Не надо рваться в бой, даже если энергия брызжет через край. Но и растрачивать её на пустые разговоры и посторонние дела тоже не стоит. Просто помните, что вы зарядились энергией на всю рабочую неделю и наверняка не хотите, чтобы к её концу вы снова были в состоянии загнанной лошади.

Возьмитесь за дело. Какое? Пропланируйте свои действия на сегодняшний день и на всю неделю, если нужно согласуйте ваши планы с начальством и коллегами. Хорошо, если у вас перечень дел появится в ежедневнике  или на листе формата А4, где вы будете отмечать выполнение собственного плана.

Ну вот, план готов. Можно начинать работать.  Успеха!

Шаг № 3. Реабилитационный.

Напомню, что к этому шагу переходят те, кто на шаге № 1  не зафиксировал у себя никакого подъёма энергии, возможно, выход на работу ещё более  усугубил состояние. Вам предстоит реабилитация, то есть восстановление вас как работников. И раз уж никакие советы вам не помогли, то рекомендации дальнейшие будут таковы (выбираете подходящий для вас вариант):

1. Идёте к доктору (вашему семейному, личному, участковому, невропатологу, психотерапевту) и обо всём докладываете. А дальше  уже вы выполняете то, что доктор пропишет.
2. Берёте  отпуск и проводите  реабилитацию сами, следуя всё тем же  «Шпаргалкам».
3. Выполняете  пункты 1 и 2 одновременно.

Здоровья вам и успехов!

Подготовительные действия перед авралом

Если вы видите, что назревает аврал, завершите как можно больше мелких текущих дел, пока ещё есть время. Не нужно тратить драгоценные часы на кофе и болтовню с коллегами.

Через несколько дней, когда наступил аврал, вас хотя бы не будут угнетать рабочие задачи за прошлые периоды. Дома хорошенько отдохните и наберитесь сил. Они вам впоследствии пригодятся.

2. Если чего-то не знаешь, признай это

Каждый работодатель мечтает о сотруднике, который без вопросов справляется с любой задачей. Но, так как эта фантазия заведомо невыполнимая, не пытайся стать таким работником.

Есть разница между тем, чтобы пожать плечами и сказать, что это не твоя проблема, и признанием: «я никогда не делала этого раньше, но готова попробовать». Если берешься за незнакомое дело, говори об этом честно и не стесняйся спрашивать и советоваться. Когда амбициозно берешься за то, чего не умеешь, рискуешь обмануть ожидания руководства и убить много времени на выполнение задачи.

Что делать, если аврал уже наступил?

1. Не распыляйтесь на все дела одновременно. Иначе не сможете эффективно выполнить ни одно из них. Выберете два самых срочных поручения и начните работать. Только потом переступайте к следующим делам.

2. Вам необязательно отвечать на все телефонные звонки, если, конечно, вы не работаете с клиентами. Этот совет хорош для работников государственных организаций. Дело в том, что любые звонки сильно отвлекают от текущего дела. Иногда трубку можно и не брать. В любом случае вы всегда сможете сказать, что вышли в туалет или в кабинет коллеги по рабочему вопросу.

3. Найдите себе помощника. Не нужно пытаться доказать всем, какой вы герой, раз столько успеваете сделать самостоятельно. Напротив, чем больше вы будете «пахать», тем больше дел на вас в итоге навешают. Лучше обратитесь за помощью к коллеге, который ничем особо не занят, и честно признайтесь, что у вас завал. Пообещайте человеку, что и он сможет в будущем рассчитывать на вашу поддержку.

Если среди коллег вы не найдёте добровольцев, обратитесь к непосредственному руководителю и попросите выделить вам помощника. Иногда этот способ срабатывает, особенно если аврал – это не ваша вина, а стечение обстоятельств в организации.

4. Не перетруждайте свой организм каждый день. Работать по 12-14 часов в сутки в течение нескольких дней подряд нельзя. Заранее определите, в какие дни вы будете «пахать», а в какие забьёте на все дела.

Например, можно ударно поработать в понедельник (сразу после выходных), среду и выйти в офис в субботу. А на другие дни спланировать активный отдых, чтоб уж точно не было соблазна опять переключиться на аврал.

5. Не отвлекайтесь на мелочи. Вы даже представить себе не можете, как много времени они отнимают, а вы этого даже не замечаете. На время аврала забудьте про социальные сети, беседы по телефону по личным вопросам, кофе и чай с коллегами. Сосредоточьтесь на решении задач.

Не позволяйте коллегам и даже начальникам втянуть вас в длительную беседу. Сразу дайте им понять, что вы заняты (в вежливой форме, конечно).

Не стоит бояться аврала! Ведь беспокойство по поводу грядущей или уже наступившей загруженности отнимает ещё больше душевных сил, чем работа как таковая.

Просто действуйте. Время пролетит быстро, вы даже не заметите. И тогда аврал оставит вас в покое.

3. Найди коллегу, которому доверяешь

Хорошо, если у тебя есть коллега, который понимает, чем ты занимаешься, и может поддержать в трудный момент. Подменить тебя на пару минут, пока ты справишься с эмоциями, подсказать, послушать, как тебя все достало. В идеале это должен быть человек, которому можно показать перегруженный список дел и спросить, сможет ли он взять на себя часть задач. Тебе пригодятся наши советы, как продуктивно работать с женщинами-коллегами.

4. Советуйся с кем-то из другой сферы

Получать обратную связь от человека, который работает в другой сфере, тоже бывает полезно. Пусть он не знает специфику твоей работы, зато может посмотреть на все свежим взглядом. Это может быть коллега из другого отдела или даже другой компании. Вдруг ты получишь от него свежую идею для своего проекта или совет, как упростить свою работу.

5. Думай, прежде чем взять на себя дополнительные обязанности

Учись говорить «нет» дополнительным задачам, если от них пострадает твоя основная работа. Приятно быть человеком, который всегда готов помочь или вмешаться. Но так ты легко можешь превратиться в того, к кому обращаются по любому вопросу.

Если ты перегружена, тебе нужно закончить основные задачи, а не добавить новых. Когда коллега спрашивает, есть ли у тебя пять свободных минут, скажи ему, что хотела бы помочь, но сейчас занята другим делом.

6. Выясни, временный это завал или постоянный

Во многих компаниях конец года или конец сезона – горячее время. Если знаешь, что завал связан с предстоящими праздниками или другими объективными причинами, значит, можешь подготовиться к нему морально, собраться с силами и пережить это время.

Когда завалу нет конца, возможно, дело не в объективных причинах, а в твоих проблемах с распределением времени и задач. Постоянные переработки – это не нормально.

7. Делай перерывы в работе

Если коллеги знают тебя как человека, который отвечает на сообщения за 0,1 секунду – скажи, что теперь ты проверяешь почту в определенное время (если у тебя есть такая возможность). Если долгое время не можешь завершить проект, посвяти ему целый день, не распыляясь на другие задачи. Если всегда приходишь в офис раньше всех, уходишь позже или берешь работу на дом, посмотри, сможешь ли ты сократить это время.

Соблюдать баланс между работой и личной жизнью – это достоинство, а не признак лени или безразличия.

8. Поговори с начальником

Не можешь разгрузить свой рабочий день самостоятельно – поговори с руководством. На такой разговор сложно решиться из-за страха показаться некомпетентной. Но все пройдет гладко, если ты правильно подготовишься.

Вместо того, чтобы забежать в кабинет к начальнику с криком: «Помогите, я тону в работе», подумай о том, как можно решить эту проблему. Пойми, что конкретно ты не успеваешь, а с чем справляешься хорошо. Найди способы исправить ситуацию. Если ты придешь с конкретными предложениями, а не с жалобами, сохранишь позитивный профессиональный тон, босс сможет правильно понять тебя.

Часто ли у тебя бывает чувство, что ты ничего не успеваешь на работе, и как ты с ним справляешься?

Поделитесь в соц.сетях:

Оцените статью: (Пока оценок нет) Загрузка...